Prezentarea internă a semnalelor conform legii privind protecția persoanelor care semnalează sau fac publică informații despre încălcări
Procedura de prezentare a semnalelor prin canalul intern
Semnalul este prezentat angajatului responsabil cu examinarea semnalelor, în scris, inclusiv prin poștă electronică, sau verbal. Prezentarea verbală a semnalului poate fi făcută telefonic, prin alte sisteme de mesaje vocale, iar la cererea semnalizatorului - printr-o întâlnire personală într-un termen convenit de comun acord (Articolul V, articolul 3, alineatul 1 din Regulamentul intern al „KARACHI” SA privind prezentarea internă a semnalelor conform Legii privind protecția persoanelor care semnalează sau fac publică informații despre încălcări).
Pentru înregistrarea semnalelor, se folosesc formulare tip aprobate de organul național pentru prezentarea externă a semnalelor, care conțin cel puțin următoarele date (Secțiunea V, articolul 3, alineatul 2 din Regulamentul intern al „KARACHI” SA privind prezentarea internă a semnalelor conform Legii privind protecția persoanelor care semnalează sau fac publică informații despre încălcări):
- Trei nume, adresă și număr de telefon al semnalizatorului, precum și adresa de poștă electronică, dacă există;
- Numele persoanei vizate de semnal și locul de muncă al acesteia, dacă semnalul vizează persoane specifice și acestea sunt cunoscute;
- Date specifice despre încălcare sau despre pericolul real de comitere a unei încălcări, locul și perioada în care a avut loc încălcarea, dacă s-a produs, descrierea faptei sau a situației și alte circumstanțe, în măsura în care acestea sunt cunoscute semnalizatorului;
- Data prezentării semnalului;
- Semnătura, semnătura electronică sau altă identificare a semnalizatorului.
Semnalul în scris este prezentat de semnalizator prin completarea unui formular tip, care este păstrat și furnizat de angajatul responsabil cu examinarea semnalelor. Semnalul verbal este documentat prin completarea unui formular de către angajatul responsabil cu examinarea semnalelor, care oferă semnalizatorului posibilitatea de a-l semna, la solicitarea acestuia. (Secțiunea V, articolul 3, alineatul 3 din Regulamentul intern al „KARACHI” SA privind prezentarea internă a semnalelor conform Legii privind protecția persoanelor care semnalează sau fac publică informații despre încălcări).
La semnal pot fi atașate orice tip de surse de informații care susțin afirmațiile prezentate în acesta, și/sau referințe la documente, inclusiv menționarea datelor despre persoanele care ar putea confirma informațiile prezentate sau furniza informații suplimentare. (Secțiunea V, articolul 3, alineatul 4 din Regulamentul intern al „ALAZIA I” SA privind prezentarea internă a semnalelor conform Legii privind protecția persoanelor care semnalează sau fac publică informații despre încălcări).
Dacă semnalul nu îndeplinește cerințele alineatului 1, semnalizatorului i se trimite un mesaj pentru corectarea neregulilor admise în termen de 7 zile de la primirea semnalului. Dacă neregulile nu sunt corectate în acest termen, semnalul împreună cu anexele sale este returnat semnalizatorului. (Secțiunea V, articolul 3, alineatul 5 din Regulamentul intern al „KARACHI” SA privind prezentarea internă a semnalelor conform Legii privind protecția persoanelor care semnalează sau fac publică informații despre încălcări).
Fiecare semnal este verificat în ceea ce privește veridicitatea sa. Nu sunt luate în considerare semnalele care nu se încadrează în domeniul de aplicare al legii și a căror conținut nu oferă motive să fie considerate credibile. Semnalele care conțin afirmații evident false sau înșelătoare cu privire la fapte sunt returnate cu instrucțiuni către expeditor pentru corectarea afirmațiilor și pentru responsabilitatea pe care o poartă în privința acuzațiilor. (Secțiunea V, articolul 3, alineatul 6 din Regulamentul intern al „KARACHI” SA privind prezentarea internă a semnalelor conform Legii privind protecția persoanelor care semnalează sau fac publică informații despre încălcări).
Exemplu de Formular de înregistrare a semnalului pentru prezentarea informațiilor privind încălcările conform Legii privind protecția persoanelor care semnalează sau fac publică informații despre încălcări poate fi obținut la cerere de la angajatul responsabil cu primirea semnalelor, precum și pe pagina web a Comisiei pentru protecția datelor cu caracter personal https://www.cpdp.bg/ (Secțiunea V, articolul 3, alineatul 7 din Regulamentul intern al „KARACHI” SA privind prezentarea internă a semnalelor conform Legii privind protecția persoanelor care semnalează sau fac publică informații despre încălcări).
LUCRUL CU SEMNALELE ȘI VERIFICAREA INTERNĂ
Angajații responsabili cu examinarea semnalelor au obligația să (Secțiunea V, articolul 4, alineatul 1 din Regulamentul intern al „KARACHI” SA privind prezentarea internă a semnalelor conform Legii privind protecția persoanelor care semnalează sau fac publică informații despre încălcări):
- primească semnalele și să confirme primirea acestora în termen de 7 zile de la primire;
- asigure că identitatea semnalizatorului și a oricărui alt individ menționat în semnal va fi protejată corespunzător și să ia măsurile necesare pentru a limita accesul la semnal pentru persoanele neautorizate;
- mențină legătura cu semnalizatorul, solicitând, dacă este necesar, informații suplimentare de la acesta și de la terți;
- furnizeze feedback semnalizatorului cu privire la acțiunile întreprinse într-un termen de cel mult trei luni de la confirmarea primirii semnalului sau, dacă nu a fost trimisă o confirmare către semnalizator, în termen de cel mult trei luni de la expirarea termenului menționat la pct. 1;
- furnizeze persoanelor care doresc să semnaleze informații clare și ușor accesibile cu privire la procedurile de semnalare externă la organismul central competent, și, dacă este cazul, la instituțiile, organele, serviciile și agențiile Uniunii Europene;
- documenteze semnalele verbale;
- mențină un registru al semnalelor depuse;
- asculte persoana vizată de semnal sau să primească explicațiile sale scrise și să adune și să evalueze probele indicate de aceasta;
- furnizeze persoanei afectate toate probele adunate și să îi ofere posibilitatea de a-și exprima obiecțiile în termen de 7 zile, respectând protecția semnalizatorului;
- ofere posibilitatea persoanei afectate de a prezenta și indica noi probe care să fie colectate în cursul verificării;
- în cazul în care faptele prezentate în semnal sunt confirmate:
а/ Organizează adoptarea de măsuri ulterioare în legătură cu semnalul, având posibilitatea de a solicita colaborarea altor persoane sau departamente din structura entității respective obligate;
b/ Propun conducerii întreprinderii/angajatorului adoptarea unor măsuri concrete în vederea încetării sau prevenirii încălcării în cazurile în care aceasta este constatată sau există un pericol real de a se produce;
c/ Îndreaptă semnalizatorul către autoritățile competente atunci când drepturile acestuia sunt afectate;
d/ Redirecționează semnalul către organul de semnalizare externă atunci când este necesară acțiunea din partea acestuia, semnalizatorul fiind informat în prealabil; în cazul în care semnalul este îndreptat împotriva angajatorului semnalizatorului, angajatul responsabil cu examinarea semnalelor îndreaptă persoana către semnalizare către organul de semnalizare externă în același timp.
În cazul unui semnal depus, angajatul responsabil cu examinarea semnalelor trebuie să obțină un Număr Unic de Identificare (NUI), pe care să-l utilizeze pentru înregistrarea semnalelor depuse către entitățile obligate (Secțiunea V, articolul 4, alineatul 2 din Regulamentul intern al „KARACHI” SA privind prezentarea internă a semnalelor conform Legii privind protecția persoanelor care semnalează sau fac publică informații despre încălcări).
Pentru obținerea NUI, angajatul responsabil cu examinarea semnalelor trebuie să furnizeze următoarele informații (Secțiunea V, articolul 4, alineatul 3 din Regulamentul intern al „KARACHI” SA privind prezentarea internă a semnalelor conform Legii privind protecția persoanelor care semnalează sau fac publică informații despre încălcări):
- Denumirea și Codul Unic de Identificare al angajatorului la care a fost depus semnalul;
- Datele de identificare ale angajatului responsabil cu examinarea semnalului;
- Subiectul semnalului /domeniile corespunzătoare prevăzute în art. 3, alin. 1 și alin. 2 din lege;
- Modalitatea de primire /scrisă sau orală/;
ACȚIUNI ULTERIOARE
Angajatorul (Secțiunea V, articolul 5, alineatul 1 din Regulamentul intern al „KARACHI” SA privind prezentarea internă a semnalelor conform Legii privind protecția persoanelor care semnalează sau fac publică informații despre încălcări):
- Pe baza semnalului primit și a propunerilor angajatului responsabil cu examinarea semnalelor, adoptă măsuri în cadrul competențelor sale pentru a înceta încălcarea sau a o preveni, dacă aceasta nu a început încă;
- Prioritizează, conform criteriilor și regulilor predefinite, examinarea semnalelor primite referitoare la încălcări mai grave;
- Încheie verificarea:
a/ când încălcarea semnalată este un caz minor care nu necesită luarea unor măsuri suplimentare; încheierea nu afectează alte obligații sau proceduri aplicabile în legătură cu încălcarea semnalată, nici protecția legală în ceea ce privește semnalizarea internă sau externă;
b/ în cazul unui semnal repetat care nu conține informații noi esențiale referitoare la o încălcare pentru care a fost deja finalizată o verificare, cu excepția cazului în care noi circumstanțe legale sau de fapt justifică adoptarea unor acțiuni ulterioare;
c/ când sunt identificate date privind săvârșirea unei infracțiuni; semnalul și materialele aferente sunt trimise imediat procuraturii;
- elaborează un raport individual în care descrie succint informațiile din semnal, acțiunile întreprinse, rezultatele finale ale verificării semnalului, pe care le comunică împreună cu motivele, angajatului sau colaboratorului care a depus semnalul și persoanei afectate, respectându-se obligația de a le proteja.
În cazurile în care verificarea este întreruptă pe baza punctelor 3, literele „a" și „b", semnalizatorul poate depune un semnal la organul central pentru semnalizare externă (Secțiunea V, articolul 5, alineatul 2 din Regulamentul intern al „KARACHI” SA privind prezentarea internă a semnalelor conform Legii privind protecția persoanelor care semnalează sau fac publică informații despre încălcări).
CONTACTELE ANGAJATULUI RESPONSABIL CU PRIMIREA SEMNALELOR CONFORM LEGII PRIVIND PROTECȚIA PERSOANELOR CARE SEMNALEAZĂ SAU FAC PUBLICĂ INFORMAȚII DESPRE ÎNCĂLCĂRI:
Rozalina Dimitrova Koseva
tel. +359884/857-627
adresa: Varna, Sfântul Sfântul Constantin și Elena, hotel „Astor Garden”
adresa de e-mail la care se depun semnalele: signals@astorgardenhotel.com